Settore: Formazione professionale | Soluzione implementata: Formedo 365 | Partner: RS Management

Open Formazione supporta persone e organizzazioni nello sviluppo di competenze aggiornate e concrete, con un approccio che mette al centro la qualità dei percorsi, la selezione dei docenti e l’efficacia dell’esperienza formativa.

Con la crescita dell’offerta e l’aumento del numero di corsi erogati, l’organizzazione si è trovata di fronte a una sfida tipica degli enti in espansione: i processi operativi non riuscivano più a tenere il passo con la complessità del business.

Gestire un’offerta formativa in espansione significa coordinare in tempo reale iscrizioni, docenti, fornitori, comunicazioni, qualità e conformità agli standard di accreditamento. Quando questi flussi sono distribuiti su strumenti non integrati (fogli di calcolo, email, sistemi separati per la gestione amministrativa e per la piattaforma di e-learning) il risultato è prevedibile: ridondanza operativa, rischio di errori e difficoltà nel garantire la coerenza dei dati durante audit e processi di accreditamento.

Open Formazione aveva bisogno di passare da una gestione frammentata a un modello operativo unico e digitale in grado di coprire l’intero ciclo di vita dei corsi e di sostenere la crescita senza aggiungere complessità operativa.

La sfida non era solo tecnologica: serviva un partner in grado di tradurre queste esigenze in una soluzione concreta, configurata sulle specificità di un ente di formazione accreditato.

R&S Management ha accompagnato Open Formazione nell’adozione di Formedo 365, la soluzione verticale per la gestione digitale dei corsi di formazione professionale, sviluppata sull’ecosistema Microsoft Power Apps.

L’introduzione di Formedo 365 ha prodotto un cambiamento strutturale nel modo in cui Open Formazione gestisce l’operatività quotidiana e coordina l’intero ciclo di vita dei corsi di formazione.

Il percorso di implementazione ha coperto cinque aree operative:

Gestione centralizzata di corsi e fornitori

Tutte le informazioni relative ai percorsi formativi, ai docenti e ai fornitori confluiscono in un unico ambiente, eliminando la dispersione dei dati e semplificando il coordinamento interno tra le funzioni coinvolte.

Digitalizzazione delle iscrizioni

Le iscrizioni ai corsi sono gestite tramite form integrati nel CRM, con raccolta automatica dei dati e riduzione significativa delle attività manuali.

Comunicazioni automatizzate

Conferme di iscrizione, promemoria e comunicazioni operative vengono inviate tramite workflow automatizzati, garantendo puntualità e coerenza nel dialogo con i partecipanti.

Integrazione con Moodle

La connessione con la piattaforma e-learning ha eliminato il disallineamento tra gestione amministrativa ed erogazione dei corsi online, creando un flusso operativo continuo tra backoffice e aula.

Qualità e non conformità

Il sistema raccoglie le valutazioni post-corso su docenti e percorsi e gestisce il registro delle non conformità, supportando i processi di miglioramento continuo e i requisiti di accreditamento. La tracciabilità è integrata nel flusso operativo quotidiano, non gestita a parte.

Oggi l’organizzazione opera con processi digitali e integrati che reggono il volume attuale e sono pronti a sostenere quello futuro. Il team può concentrarsi sulla qualità della formazione che rappresenta il vero valore di Open Formazione.