GDPR: Schema per Informativa corretta - SDPP-RSM 2024

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GDPR: Schema per Informativa corretta

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GDPR: Schema per Informativa corretta
La privacy europea è e sarà perennemente evolutiva!

Schema per una Informativa privacy corretta
ex art. 13 TU e Informativa ex artt. 13-14 Reg.to UE


A La attività di business prevede il trattamento di dati personali?

Eslusioni:
      •   quando il trattamento concerne dati che non sono personali bensì anonimi (es., dati aggregati o statistici);
      •   quando il trattamento riguarda i dati di enti / persone giuridiche: la normativa a protezione dei dati personali non concerne le informazioni relative a soggetti diversi dalle persone fisiche (nondimeno l'attenzione deve essere focalizzata sulla circostanza che, quasi sempre, il trattamento di dati dell'ente/persona giuridica include inevitabilmente quello di dati riconducibili alle persone fisiche che vi operano/lavorano).

B La attività di business prevede l'obbligo dell'informativa?
L'informativa è un obbligo generale che va adempiuto prima o al massimo al momento di dare avvio alla raccolta per il trattamento di dati personali.

Eslusioni:
      • la persona fisica che effettui il trattamento dei dati per fini esclusivamente personali e i dati non siano destinati ad una comunicazione sistematica ovvero alla diffusione;
      • il titolare che riceva un curriculum vitae spontaneamente trasmesso dall'interessato, almeno fino al momento del primo contatto successivo con interessato, quando sarà da rendere una informativa breve contenente almeno l'indicazione: 1) della finalità del trattamento; 2) dei soggetti o categorie di soggetti cui i dati possono essere comunicati e l'ambito di diffusione – se prevista – dei medesimi; 3) gli estremi identificativi del titolare ovvero del responsabile per il riscontro all'interessato, se nominato.

NOTA: Non è tenuta a prestare l'informativa la persona fisica che effettui il trattamento dei dati per attività a carattere esclusivamente personale e domestico.

C La azienda ha già in precedenza una informativa per il trattamento?
Per stabilire se si è di fronte ad una attività similare se non identica, bisogna fare precipuo riferimento alla finalità del trattamento. In ogni caso, l'eventuale nuova informativa potrà non comprendere gli elementi già noti all'interessato.

NOTA: se l'interessato dispone già delle informazioni di trattamento l'informativa non è dovuta.

D Se i dati sono raccolti presso l'interessato o presso un "terzo"?
Nel caso di raccolta dei dati presso il terzo, l'informativa è data all'interessato nel momento in cui i dati sono registrati e nel caso sia prevista la loro "comunicazione" al momento della prima comunicazione.
L'informativa deve comprendere, oltre alle informazioni richieste in generale, anche l'indicazione delle categorie di dati trattati (solo dati personali comuni o anche dati sensibili e/o giudiziari).
Altro elemento della fattispecie, la comunicazione deve avvenire entro un termine “ragionevole” e comunque entro 1 mese;

L'informativa deve inoltre essere completa dei contenuti prescritti in via generale, con le seguenti notazioni:

      •   l'indicazione delle categorie dei dati personali oggetto del trattamento;
      •   l'indicazione della fonte da cui hanno origine i dati personali (che può essere anche fonte accessibile al pubblico);
      •   si omette l'informazione circa la natura obbligatoria o meno della comunicazione di dati personali, perché nella fattispecie i dati non sono raccolti presso l'interessato.

E Nel caso di raccolta presso terzi, il titolare è sempre tenuto ad informare l'interessato?


Prima col Dlg196/03
Il TU individua tre fattispecie nelle quali il titolare non è tenuto a informare l'interessato, quando:

      •   il trattamento è da eseguire in base ad un obbligo di legge o di regolamento ovvero in base ad una norma comunitaria;
      •   i dati sono da trattare ai fini dello svolgimento delle investigazioni difensive ovvero per far valere/difendere un diritto in sede giudiziaria;
      •   l'informativa all'interessato comporti un impiego di mezzi che il Garante, prescrivendo eventuali misure appropriate, dichiari manifestamente sproporzionati rispetto al diritto tutelato, ovvero si riveli, sempre per il Garante, impossibile.

Dppo col Reg.679/16

Il Reg.to UE individua le fattispecie in cui il titolare non è tenuto a informare l'interessato, quando:

      •   l'interessato dispone già delle informazioni;
      •   comunicare tali informazioni risulta impossibile o  implicherebbe uno sforzo sproporzionato;
      •   l'ottenimento o la comunicazione sono espressamente previsti dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare;
      •   i dati personali debbano rimanere riservati per obbligo di segreto professionale disciplinato dal diritto dell'Unione o degli Stati membri.

F L'informativa è da rendere in forma scritta o orale?
Le due forme sono egualmente ammesse dalla legge, ma una informativa scritta (riportata su supporto cartaceo/digitale e inviata/consegnata al destinatario con evidenza della ricezione da parte del medesimo), costituisce prova obiettiva dell'assolvimento dell'obbligo da parte del titolare.

G Quali requisiti di forma sono stabiliti per l'informativa?

L'informativa deve essere resa in forma:
      •   concisa
      •   trasparente
      •   intelligibile
      •   facilmente accessibile
      •   con un linguaggio semplice e chiaro (in particolare per il caso di minori).

L'informativa resa per iscritto o con altri mezzi (anche elettronici, come per es., la posta elettronica) è da rendere oralmente (purché sia comprovata con altri mezzi l'identità dell'interessato).

NOTA : Quando richiesta dall'interessato si intende sempre trasmessa per iscritto. E' sempre opportuno che il titolare conservi una evidenza del rilascio dell'informativa (Log informatici).

H. Quale è/quali sono la/le finalità del trattamento?
Per la corretta redazione dell'informativa e per rispondere occorre effettuare una analisi preventiva, di tipo logico. Può riscontrarsi in tal modo come all'interno di una presunta unica finalità ve ne siano, in realtà, più di una.

In sintesi:
      • a ciascuna finalità del trattamento siano correlate tutte le informazioni imposte dall'art. 13 (è un po' come se, nel caso di finalità plurime, si redigessero altrettante informative in un unico contesto documentale);
      • l'interessato (il soggetto, cioè, cui i dati si riferiscono) sia messo in condizione di scegliere liberamente, per es., di prestare il consenso al primo trattamento e non al secondo (libertà del consenso).

I. Quali sono le modalità del trattamento?
Le cautele/contromisure di sicurezza adottate al fine di eseguire il trattamento sono gli elementi associati uno-ad-uno (1:1) con ogni specifico trattamento.
I principi da seguire sono quelli di riservatezza, integrità e disponibilità dei dati. L'informativa ovviamente contiene una sintesi, senza entrare in dettagli che potrebbero renderla lunga, faticosa e incomprensibile.


L. Qual è e cosa è la base giuridica di un trattamento?

Per base giuridica del trattamento si può intendere la fonte/origine/giustificazione del trattamento:

      •   in una norma di legge
      •   nell'adempimento di un contratto
      •   nella soddisfazione di una richiesta dell'interessato.

NOTA: Nel caso di sussistenza di un obbligo legale o contrattuale, può essere opportuno fornire indicazioni più precise. Questo requisito non compariva nel Codice Privacy ed è stato introdotto dal Regolamento ed è formalmente legato al riferimento del legittimo interesse del titolare o di terzi


M. Il trattamento è necessario per perseguire un legittimo interesse del titolare o di terzi?

Quando il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi (es., trattamento finalizzato a prevenire delitti, ecc.) - a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l'interessato è un minore -, è necessario che il titolare espliciti detto interesse.

N. Il conferimento dei dati è obbligatorio o facoltativo?
Il conferimento dei dati può essere dovuto:

      •   ad un obbligo di legge
      •   ad un obbligo contrattuale
      •   ad una richiesta dell'interessato.

Quindi la natura del conferimento è obbligatoria o facoltativa caso per caso e a seconda di eventuali vincoli contrattuali della Azienda (Copyright, Brevetti ecc.).

O. L'interessato è obbligato a fornire i dati?
L'informativa deve permettere che l'interessato possa rifiutare di fornire i dati! Ovviamente devono essere chiaramente espresse le conseguenze dell'eventuale rifiuto soprattutto se venissero invalidati i presupposti dello stesso servizio per il quali i dati sono raccolti/richiesti (vedi Punto P).


P. Quali sono le conseguenze del rifiuto di fornire i dati da parte dell'interessato?

Questa informazione consegue il precedente Punto O.
E' opportuno distinguere i casi incui implicato/a:

      • un obbligo di legge, il rifiuto di fornire i dati impedisca l'assolvimento dell'obbligo ed esponga eventualmente l'interessato anche a sanzioni contemplate dall'ordinamento giuridico
      • un obbligo contrattuale, il rifiuto di fornire i dati precluda l'esecuzione del contratto ed esponga l'interessato ad una eventuale responsabilità per inadempimento contrattuale
      • una richiesta dell'interessato, questi semplicemente non riceva la prestazione richiesta


Q. A quali soggetti saranno comunicati i dati raccolti?

Anche questo è un quesito fondamentale per l'informativa. Impone di prefigurare a priori il flusso delle informazioni dal titolare verso l'esterno. Si presti attenzione al fatto che:

      • deve trattarsi di un flusso informativo coerente con la finalità del trattamento (ad es., se i dati sono raccolti per finalità di esecuzione di un rapporto di lavoro, non è lecito che i dati siano comunicati ad una società che si occupa di web-marketing);
      • ad ogni finalità del trattamento si associa un elenco di soggetti a cui i dati dovranno/potranno essere comunicati.

NOTA: Si suggerisce l'indicazione non già delle persone fisiche/giuridiche, bensì della categoria (es., non “il rag. Mario Rossi” bensì il “ragioniere/dottore commercialista”) come la legge stessa consente.

Oltre alla comunicazione di dati a terzi, l'interessato deve altresì essere informato dell'eventuale "diffusione" di detti dati, ove prevista e coerente con le finalità del trattamento (la diffusione non potrà mai concernere dati idonei a rivelare lo stato di salute).

Lo scopo di questo requisito particolarmente importante dell'informativa è:

      • rendere consapevole l'interessato della destinazione dei dati a sé riferiti;
      • metterlo in condizione di esercitare pienamente i diritti di controllo sull'utilizzo dei dati.

R. Chi sono i destinatari (o le eventuali categorie di destinatari) dei dati
La finalità della norma è rendere consapevole l'interessato della destinazione dei dati a sé riferiti e permettergli l'esercizio dei vari diritti connessi al trattamento.

S. E' previsto il trasferimento dei dati extra-UE o ad organizzazioni internazionali?
L'informazione sull'eventuale trasferimento dei dati extra-UE / ad organizzazioni internazionali – specificamente richiesta dal Reg.to UE - è da inserire, almeno come indicazione dei destinatari dei dati, all'interno di quanto previsto al punto precedente. Nel TU è del resto presente una disciplina del trasferimento dei dati in Paesi extra-UE, in adempimento della quale può essere necessario il consenso stesso dell'interessato (che ovviamente presuppone una idonea informativa).

Nei casi di cui sopra, l'informativa deve chiarire all'interessato:

      • se esista o meno una decisione di adeguatezza della Commissione UE (ovvero se la Commissione ha deciso che il paese terzo, un territorio o uno o più settori specifici all'interno del paese terzo, o l'organizzazione internazionale in questione garantiscono un livello di protezione adeguato. In tal caso il trasferimento non necessita di autorizzazioni specifiche;
      • in carenza di quanto sopra, deve fare riferimento alle garanzie appropriate od opportune e l'indicazione dei mezzi per ottenere una copia di tali dati o del luogo dove sono stati resi disponibili.

T. Non è richiesta dal TU una informazione concernente il tempo o periodo di conservazione dei dati.

Chiediamoci qual è il periodo di conservazione dei dati?
Si tratta di una informazione non sempre agevole. Implica una capillare autoanalisi dell'organizzazione del titolare, che deve preventivamente definire il tempo di conservazione dei dati, ovviamente, in relazione alla finalità del trattamento. E' evidente che un trattamento di dati che si protragga oltre la scadenza temporale connessa, deve quanto meno essere preceduto da una nuova informativa ed essere sottoposto, ove richiesto, al consenso dell'interessato.

NOTA: Se l'indicazione di tale periodo non è possibile, si debbono perlomeno esplicitare i criteri per determinarlo.

U. L'interessato è informato dei diritti di cui all'art. 7?
L'informativa deve contenere un riepilogo sui diritti dell'interessato:

      • ad ottenere la conferma dell'esistenza o meno dei dati personali e, nel caso, la loro comunicazione in forma intelligibile; l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi abbia interesse, l'integrazione dei dati; la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati;
      • di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta, ovvero al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.


V. L'interessato è informato dei suoi diritti?

L'interessato ha diritto:

      •   di accesso ai dati personali;
      •   di ottenere la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano;
      •   di opporsi al trattamento;
      •   alla portabilità dei dati;
      •   di revocare il consenso (l'informazione da rendere all'interessato circa il diritto di revoca del consenso non può ovviamente concernere i casi in cui il trattamento, ad esempio, necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento o per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento;
      •   di proporre reclamo all'autorità di controllo (Garante Privacy).

L'informazione su un eventuale processo automatizzato (ivi inclusa la profilazione) – per quanto non specificamente richiesta dal TU – può ritenersi compresa nella esplicitazione delle finalità e delle modalità del trattamento.

Z. Il trattamento contempla un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione?
Il titolare è tenuto a informare l'interessato dell'eventuale esistenza di un processo decisionale automatizzato, ivi inclusa la profilazione, intesa dal Reg.to UE come qualsiasi forma di trattamento automatizzato di dati personali consistente nell'utilizzo di tali dati personali per valutare determinati aspetti personali relativi a una persona fisica, in particolare per analizzare o prevedere aspetti riguardanti il rendimento professionale, la situazione economica, la salute, le preferenze personali, gli interessi, l'affidabilità, il comportamento, l'ubicazione o gli spostamenti di detta persona fisica.

X. Chi è titolare del trattamento?

Può sembrare una domanda banale. Non sempre, tuttavia, è immediata o agevole l'identificazione del titolare del trattamento: in tal caso occorre senz'altro comprendere a chi siano riconducibili le scelte fondamentali concernenti il trattamento e, segnatamente, quelle attinenti alle finalità e alle modalità del trattamento.

L'informativa deve contenere il nome e cognome o la ragione sociale/denominazione del titolare, con i necessari riferimenti per i contatti (sede legale, numero di telefono, indirizzo mail, ecc.).

Y. Chi è titolare del trattamento?
Valgono qui considerazioni analoghe a quelle dell'omologo riquadro per il TU.

L'art. 13 Reg.to UE impone la esplicitazione:

      •   dell'identità del titolare (nome e cognome /ragione sociale/denominazione, domicilio/sede, ecc.);
      •   dei dati di contatto (telefono, e mail, ecc.).

AB. E' nominato un responsabile del trattamento?
La nomina di un responsabile del trattamento è facoltativa. Il titolare vi ricorre, al fine di indicarla nell'informativa, quando vuole procurare agli interessati un interlocutore dedicato, presso cui essi possano esercitare i diritti di cui all'art. 7 ed ottenere il c.d 'riscontro'. Il responsabile può essere:

      •   una persona fisica (come sovente accade)
      •   un organismo interno o anche un ente/persona giuridica.

Per conseguenza, i dati identificativi del responsabile e quelli di contatto con il medesimo (se nominato) debbono figurare nell'informativa.

AC. E' nominato un responsabile della protezione dei dati?
L'informativa deve contenere in tal caso (anche) i dati di contatto del detto responsabile (se nominato).



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